Anwendungsfälle für die elektronische Unterschrift

Anwendungsfälle für die elektronische Unterschrift

Händische Unterschriften auf Papierdokumenten rücken in der digitalen Welt zunehmend in den Hintergrund. Die elektronische Signatur löst die handschriftliche ab und erscheint in mehreren Varianten. Vorrangig unterscheiden sich diese im Grad der Rechtssicherheit. In welchen Bereichen die E-Signatur zum Einsatz kommt und welche Vorteile die digitale Unterschrift bietet, erfahren interessierte Leser im nachfolgenden Beitrag.

Die elektronische Signatur im Digitalzeitalter

Mit der zunehmenden Digitalisierung verändert sich auch das alltägliche Wirtschaftsleben. Die digitale Kommunikation prägt Geschäftsbeziehungen zwischen Kunden, Lieferanten und Partnern. Der Austausch elektronischer Rechnungen und Verträge stellen heute keine Einzelfälle mehr dar. Angebracht an einem digitalen Dokument belegt die elektronische Signatur die Identität des Signaturerstellers. Zudem beweist sie, dass weder die Signatur mit den Metadaten noch der Vertrag selbst nachträglich verändert wurden.

Da immer mehr Lebensbereiche von der Digitalisierung betroffen sind, wächst die Bedeutung der E-Signatur stetig. Im täglichen Leben wird wie viele digitale Alltagshelfer die elektronische Signatur zu einer Selbstverständlichkeit werden. Die elektronische Unterschrift erleichtert in erster Linie die webbasierte Korrespondenz zwischen Unternehmen, ihren Kunden und Lieferanten, aber auch zwischen Behörden und Bürgern. Öffentliche Einrichtungen und Ämter profitieren bereits von der E-Signatur beim Austausch mit Antragsstellern. Die Wirtschaft nutzt die Vorteile der digitalen Unterschrift beim Kontakt mit ihren Kunden für Verträge aller Art.

Um vollständige Rechtsgültigkeit zu erlangen, mussten Anträge, Formulare und Verträge in der Vergangenheit eigenhändig unterschrieben werden. Das Ausfüllen der Dokumente im Internet ist kein Hindernis und in wenigen Minuten zu realisieren, doch das entsprechende Formular auszudrucken und per Post an den Empfänger zu senden, kostet Zeit. Mithilfe der E-Signatur kann der Aufwand für Antragsteller und Empfänger drastisch reduziert werden. Des Weiteren sind der physische Transport der Unterlagen und die Erstellung auf Papier mit höheren Kosten verbunden und stellen eine vermeidbare Belastung für die Umwelt dar.

Die verschiedenen Arten der E-Signatur

Nach dem Signaturgesetz unterteilt sich die elektronische Unterschrift in drei verschiedene Formen, die verschiedene Einsatzbereiche abdecken.

Die einfache elektronische Signatur

Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei dieser Variante um die einfachste Form der Signatur. Sie muss keinen strengen gesetzlichen Regeln hinsichtlich Form und Inhalt folgen. Ihre Aufgabe besteht lediglich darin, den Urheber einer Mitteilung kenntlich zu machen. Eine als Bild ins Dokument eingescannte Signatur reicht dafür bereits aus. In vielen Unternehmen ist es heute üblich, unter einem elektronisch versandten Brief die eingescannte Unterschrift des Chefs zu platzieren. Laut dem Signaturgesetz entspricht dies bereits einer einfachen elektronischen Unterschrift. Darüber hinaus gibt es frei erhältliche Programme, die Dokumente signieren und anschließend verschlüsseln. Im Gegensatz zur fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur braucht der Schlüsselinhaber der einfachen elektronischen Unterschrift keine natürliche Person zu sein. So könnte sich prinzipiell jeder als autorisierte Partie ausgeben, was diese Form der E-Signatur nicht rechtswirksam und sehr unsicher macht. Bei juristischen Konflikten hat die einfache elektronische Signatur eine sehr geringe Beweiskraft. Für formfreie Vereinbarungen und im unternehmensinternen Verkehr reicht diese elektronische Unterschrift jedoch aus. Klassische Beispiele sind:

  • Anträge
  • Aufträge
  • Bescheinigungen
  • Bestellungen
  • Dokumentationen
  • Verträge


Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Im Vergleich zur einfachen Signatur gelten für die fortgeschrittene elektronische Signatur strenge Vorschriften, die im Gesetz zur Elektronischen Signatur (SigG) und in der Verordnung zur elektronischen Signatur (SigV) geregelt sind. Laut dieser Regelungen muss die fortgeschrittene E-Signatur folgende Kriterien erfüllen:

  1. Mögliche Manipulationen der Daten müssen problemlos erkennbar sein.
  2. Eine bestimmte Person muss eindeutig mit der Signatur verknüpft sein.
  3. Die autorisierte Person muss im Zweifelsfall belegen können, dass die Unterschrift ihr gehört und unter den erforderlichen Sicherheitsbedingungen entstanden ist.


Aus diesem Grund muss diese elektronische Unterschrift auf einem geheimen und einmaligen Software-Schlüssel beruhen. Der Verfasser der digitalen Nachricht generiert mithilfe der Signatur-Software aus seinen Daten eine sogenannte Prüfsumme, die auch als Hash-Wert bezeichnet wird. Der Empfänger wiederholt später diesen Vorgang. Sollten die entstandenen Hash-Werte nicht identisch sein, liegt eine Manipulation vor. Die fortgeschrittene elektronische Signatur wird im Gegensatz zur einfachen digitalen Unterschrift also mit einem individuellen Signaturschlüssel erstellt. Der Inhaber dieses Signaturschlüssels muss der Signatur eindeutig zugeordnet werden können. Wichtig ist außerdem, dass der Unterzeichner die absolute Kontrolle über die Erstellung der Signatur behält. Ist eine nachträgliche Änderung von Daten nötig, muss der Vorgang klar ersichtlich sein. Diese elektronische Signatur lässt sich mithilfe einer Chipkarte, eines Softwarezertifikats oder einem USB-Stick erzeugen und nutzen.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Vom Gesetzgeber her ist die qualifizierte elektronische Signatur einem Vertrag in Papierform mit einer realen Unterschrift gleichgestellt. Aus diesem Grund muss die dritte Variante der elektronischen Signatur besonders strengen Anforderungen gerecht werden. Wer diese Form nutzen will, muss sich zunächst bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter bzw. Trust Center registrieren. Dieser Anbieter gewährleistet die Übereinstimmung zwischen der Identität des Schlüsselinhabers und dem öffentlichen, asymmetrischen Signaturprüfschlüssel. Rechtlich gesehen ist lediglich die qualifizierte elektronische Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Verlangt das Gesetz jedoch eine tatsächlich händische Signatur wie beispielsweise bei notariellen Beurkunden oder bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen, gilt die qualifizierte elektronische Signatur nicht. Für die Erstellung wird eine Chipkarte, das passende Chipkarten-Lesegerät, die dazugehörige Software und ein qualifiziertes Zertifikat benötigt. Nach der Eingabe des Pin-Codes in das Chipkarten-Lesegerät wird die E-Signatur erstellt. Diese Form der digitalen Unterschrift dient bereits als rechtswirksamer Nachweis, dass beispielsweise der Vertrag nicht manipuliert wurde und tatsächlich vom Unterzeichner stammt. Die qualifizierte elektronische Signatur kommt so vor allem bei der

  • Anmeldung zum Handelsregister für Notare
  • eVergabe für öffentliche Vergabeverfahren
  • elektronischen Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt

zum Einsatz.

Die Anwendungsbereiche der digitalen Signatur

Die elektronische Signatur ist mittlerweile fester Bestandteil in vielen Bereichen des öffentlichen Lebens. Die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur kommt vor allem in den nachfolgenden Anwendungsbereichen zum Einsatz:

  • Abfrage des Rentenkontos online
  • Abfall-Nachweisverfahren
  • Einkauforders
  • elektronische Rechnungsstellung
  • elektronische Steuererklärung
  • Emissionshandel
  • eVergabe
  • Mahnanträge
  • gesicherter E-Mail-Verkehr
  • Abschluss verschiedener Verträge


Mithilfe der E-Signatur lässt sich der Unterzeichner bzw. Signaturersteller genau identifizieren und so die Datenintegrität der elektronischen Informationen überprüfen. In den meisten Fällen handelt es sich bei diesen Informationen um elektronische Dokumente und Verträge. Technisch gesehen erfüllt die elektronische Signatur den gleichen Zweck wie die manuelle Unterschrift auf Papierdokumenten. Die elektronische Signatur ist ein Teilbereich des elektronischen Identitätsnachweises (eID).

Die nationalen Gesetzgeber stellen für bestimmte Bereiche zusätzliche Anforderungen an die digitale Signatur. In Ländern wie Estland, Finnland oder Österreich ist die elektronische Signatur mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und rechtlich vollwertig wie auch die mobile Signatur (Mobile-ID). Während sie zunächst primär im sogenannten E-Government und E-Justice genutzt wurde, findet sie sich zunehmend im E-Commerce und bei der Unterzeichnung verschiedener Verträge in der Privatwirtschaft.

Die Abgrenzung zwischen digitaler und elektronischer Signatur

Mithilfe der digitalen Signatur wird die elektronische Unterschrift verschlüsselt. Sie bezeichnet also lediglich ein Verfahren und ist ein rein technischer Begriff. Die digitale Signatur ist nicht als Synonym zur E-Signatur zu verstehen. Grundsätzlich werden die Begriffe „elektronische Signatur“ und „digitale Unterschrift“ synonym verwendet. Im eigentlichen Sinn beschreibt die digitale Signatur allerdings eine gesamte Gattung kryptografischer Verfahren, während „elektronische Signatur“ lediglich einen rechtlichen Begriff darstellt. Der Terminus der elektronischen Unterschrift wurde zuerst von der Europäischen Kommission innerhalb der EU-Richtlinie 1999/93/EG verwendet. Die Richtlinie selbst sowie die nationalen Signaturgesetze der Mitgliedstaaten fassen den Begriff bewusst sehr weit. Die aufgestellte Definition umfasst auch andere, nicht auf kryptografischen Verfahren, vor allem nicht auf digitalen Zertifikaten basierende Methoden.

Vier Fakten über die elektronische Signatur

1. Zukunftsorientierte Unternehmen setzen auf E-Signatur

Dass die elektronische Signatur Prozesse beschleunigt und Kosten einspart, ist offensichtlich. Schließlich sind händische Unterschriften auf jedem einzelnen Vertrag nach wie vor ein Hindernis auf dem Weg zu papierlosen Vorgängen. Dabei werden die zu unterschreibenden Dokumente und Verträge nicht nur einfach, sondern in mehrfacher Ausführung ausgedruckt, um diese nach der Signatur für das digitale Archiv wieder einzuscannen. Die Folgen für das Unternehmen sind fatal: Die ständigen Medienbrüche vergeuden Ressourcen, beeinträchtigen die Produktivität und verursachen hohe Prozesskosten.

2. Die elektronische Signatur ist leistungsfähig und wird ständig verbessert

Für alle digitalen Signaturen gibt es ausgereifte Lösungen innerhalb eines klaren rechtlichen Rahmens. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht dem höchsten Sicherheitsniveau und ist der manuellen Unterschrift auf dem Vertrag rechtlich gleichgestellt. Die dafür benötigten Zertifikate stellt das dazugehörige Trust Center aus, das selbst den strengsten Sicherheitsauflagen entspricht und staatlichen Prüfungen unterliegt.

3. Die Optimierungspotenziale elektronischer Signaturen sind für Unternehmensprozesse enorm

Die umfangreichen Vorteile der E-Signatur sorgen dafür, dass alle Vorgänge, die eine Unterschrift benötigen, komplett elektronisch realisiert werden können. Ein vielversprechender Einsatzbereich ist dabei das eContracting. Dieses E-Contracting umfasst die komplette elektronische Abbildung aller Prozesse zum abgeschlossenen Vertrag. Das Optimierungspotenzial der elektronischen Signaturen erstreckt sich so von der Exportgenehmigung in der Logistik über Verträge mit Lieferanten im Einkauf bis hin zu Kaufverträgen im Vertrieb auf die verschiedensten Unternehmensbereiche.

4. Elektronische Signatur sowohl national als auch international einsetzbar

Die Vorteile digitaler Signaturen können Unternehmen in absehbarer Zeit auch europaweit nutzen. Durch die eIDAS ist die Übermittlung elektronischer Signaturen in Europa einheitlich geregelt. Die eIDAS-konform getätigte E-Signatur auf dem Vertrag ist in allen europäischen Mitgliedsstaaten gültig.

Schneller, sicherer und kostensparend: Die Vorteile der elektronischen Signatur

Internetnutzern verspricht der Einsatz digitaler Signaturen viele Vorteile. So profitieren nicht nur Ämter und Unternehmen von den vereinfachten Signierungsmöglichkeiten, auch Privatpersonen werden durch die elektronische Signatur entlastet.

Die elektronische Signatur für den Kunden

Anträge, Formulare oder Verträge, die bisher eigenhändig unterschrieben werden mussten, gehören wohl bald der Vergangenheit an. Das Ausfüllen der Onlineformulare ist zwar heute schon im Internet möglich, doch müssen Dokumente und Verträge im Anschluss noch ausgedruckt und unterschrieben werden. Darüber hinaus muss ein Großteil aller Unterlagen danach persönlich oder per Post abgegeben werden. Die elektronische Unterschrift, die der manuellen Signatur ebenbürtig ist, vereinfacht diesen Prozess. Mit der elektronischen Signatur können im Internet ausgefüllte Verträge direkt digital unterschrieben und per E-Mail verschickt werden. Der Kunde spart so nicht nur Zeit und Aufwand, sondern auch Kosten.

Die elektronische Unterschrift für den Empfänger

Der Computer prüft die elektronische Signatur, unabhängig davon, wer der Empfänger ist. Wird das Erkennungszeichen als vertrauensvoll eingestuft und dem Absender genau zugeordnet, ist der Empfänger auf der sicheren Seite und kann bequem weiterarbeiten. So spart der Empfänger Zeit, die er ursprünglich aufbringen musste, um den Absender zu identifizieren.

Vorteile für Verwaltung und Wirtschaft

Verwaltungsprozesse können mit der E-Signatur, die nach der Regelung des Signaturgesetzes einer rechtswirksamen Unterschrift entspricht, maßgeblich abgekürzt und vereinfacht werden. Die elektronische Signatur verbessert so nicht nur das Serviceangebot von Ämtern und Behörden, sondern auch von Verträgen aller Art in der freien Wirtschaft. Durch den geringeren Aufwand und der kürzeren Bearbeitungszeit steigt die Zufriedenheit der Antragsteller und Kunden. Zudem hilft die elektronische Unterschrift dabei, Fristen einhalten zu können. Schließlich ist es aufgrund unvorhersehbarer Störungen bei der Zustellung von Briefen kaum möglich, die Laufzeit der Sendung genau zu bestimmen. Das online übermittelte Schriftstück liegt dem Empfänger hingegen unmittelbar vor. Auf diesem Weg können vorgegebene Fristen wesentlich einfacher eingehalten werden und mögliche Rechtsnachteile durch verpasste Abgabetermine werden vermieden.

Selbst große Wirtschaftsunternehmen, die bereits vom digitalen Geschäftsverkehr profitieren, können durch die elektronische Unterschrift auf dem Vertrag zusätzliche Kostenvorteile generieren. Öffentliche Ämter können dank der digitalen Signatur ebenfalls effizienter arbeiten. Durch das digitale Erkennungszeichen lässt sich ein wichtiger Vertrag heute bequem per E-Mail verschicken. Der Berater bekommt die Unterlagen in digitaler Form übermittelt und kann diese sofort bearbeiten. Kopier- und Sortiertätigkeiten entfallen und die Abwicklung der Anfragen kann zügiger vorangehen.

Neben Ämtern und Behörden nutzen auch Unternehmen die elektronische Unterschrift, um zudem den Kontakt zu ihren Kunden nachhaltig zu verbessern. In Zukunft werden sich die Einsatzmöglichkeiten für die elektronische Signatur noch deutlich vergrößern und die manuelle Unterschrift der Kunden auf dem Vertrag nach und nach ersetzen. Umso wichtiger ist es für Unternehmen schon heute, die vielfältigen Möglichkeiten wahrzunehmen, die die E-Signatur bereithält.