Wie die elektronische Signatur den Büroalltag revolutioniert

 Elek­tro­ni­sches Unter­schreiben macht „Hybrid Work“ und digi­talen Versi­che­rungs­ver­trieb einfacher

Die vergan­genen Jahre haben gewohnte Abläufe in Unter­nehmen umge­worfen und gezwun­ge­ner­maßen zur Digi­ta­li­sie­rung vieler Prozesse geführt: „Hybrid Work“, eine Mischung aus online und onsite Arbeit, scheint nun ein gängiges Modell bei
Versi­che­rungs­an­bie­tern – auch abseits der pande­mi­schen Hoch­zeiten. Neues
Arbeiten braucht neue Lösungen, auch im Vertrags­ma­nage­ment. Da kommt die Elek­tro­ni­sche Signatur zum Einsatz. Was genau das ist und welche Vorteile das elek­tro­ni­sche Unter­schreiben hat, lesen Sie hier.

Elek­tro­ni­sche Signatur: Was ist das eigentlich?

Seit dem Mittel­alter wird die Unter­schrift in Deutsch­land genutzt, um Verein­ba­rungen rechts­kräftig zu versie­geln. Dafür war knapp fünf­hun­dert Jahre lang der Stift das gängige Mittel zum Vertrags­ab­schluss. Doch immer mehr Geschäfts­pro­zesse finden online statt — gerade zuletzt Pandemie-bedingt durch die schlag­ar­tige Digi­ta­li­sie­rung
welt­weiter Prozesse. Und die vermehrte digi­tale Betreuung ist von Kunden gewünscht. Eine aktu­elle Studie von Bitkom zeigt, dass rund 37 Prozent der Befragten gerne mehr Versi­che­rungen online abschließen möchten. Das hat auch Auswir­kungen aufs Vertrags­ma­nage­ment: Die Elek­tro­ni­sche Signatur löst den altbe­kannten Stift zur finalen Unter­schrift ab.

Die Elek­tro­ni­sche Signatur ist ein Verfahren, rechts­si­cher Online-Doku­mente zu unter­zeichnen. Ausdru­cken und Versenden von Verträgen in Brief­form entfällt. Um ein sicheres System zu gewähr­leisten, gibt es inner­halb der EU die soge­nannte „Elec­tronic Iden­ti­fi­ca­tion And Trust Services“-Verordnung, kurz eIDAS. Dabei wird zwischen der einfa­chen, fort­ge­schrit­tenen und quali­fi­zierten elek­tro­ni­schen Signatur
unter­schieden.

Die einfache Signatur wird für Unter­zeich­nungen ange­wendet, die ein nied­riges recht­li­ches Risiko in sich tragen. Beispiels­weise zum Frei­geben interner Entschei­dungen. Trans­ak­tionen mit höherem Risiko, wie unbe­fris­tete Verträge, benö­tigen eine fort­ge­schrit­tene Signatur. Hier werden Daten noch genauer erfasst. So spei­chert es nicht nur das Unter­schrifts­ab­bild selbst ab, sondern auch biome­tri­sche Daten, wie die Schreib­ge­schwin­dig­keit – oder Rich­tung. Dies gewähr­leistet, dass auch noch im Nach­hinein eine Iden­ti­täts­prü­fung des Unter­zeich­ners statt­finden kann. Den höchsten recht­li­chen Sicher­heits­grad weist die quali­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signatur auf. Dabei erfolgt der Iden­ti­täts­nach­weis über die persön­liche Iden­ti­fi­ka­tion via Video oder Post. So kann ein geprüfter Vertrau­ens­dienst­an­bieter elek­tro­ni­sche Zerti­fi­kate mit dem Namen des
Unter­zeich­ners erstellen, die im Anschluss zu quali­fi­zierten elek­tro­ni­schen Unter­schriften auto­ri­sieren. Diese Art der Elek­tro­ni­schen Signatur eignet sich beispiels­weise für Bürg­schaften oder Lebens­ver­si­che­rungen. Die quali­fi­zierte elek­tro­ni­sche Unter­schrift ist somit fast das Äqui­va­lent zur Unter­schrift auf Papier. Nur in seltenen Fällen, wie bei nota­riell zu beur­kun­denden Verträgen
oder Kündi­gungen, benö­tigt es noch die Unter­schrift via Stift.

Thema wird immer wichtiger

Schnel­lig­keit, Effi­zienz und Sicher­heit sind in der heutigen Busi­ness-Welt so wichtig wie nie zuvor – auch in der Versi­che­rungs­branche. Die Elek­tro­ni­sche Signatur bietet
dabei einen wich­tigen Ansatz für die nötige Opti­mie­rung von veral­teten
Prozessen zwischen Kunden und Mitar­bei­tern. Durch die voran­schrei­tende
Digi­ta­li­sie­rung und mitein­her­ge­henden tech­no­lo­gi­schen Neue­rungen, wie die
Elek­tro­ni­sche Signatur, bewegt sich die Versi­che­rungs­wirt­schaft nun vermehrt in
Rich­tung Zukunft. 

Und das Digi­ta­li­sieren des Vertrags­ma­nage­ment ist zum Vorteil von allen Betei­ligten. Laut der Mittel­stands­studie 2021 können sich Mitar­beiter vorstellen bis zu drei Tage die Woche online statt onsite – sei es im Home­of­fice oder an anderen Orten – zu
arbeiten. Versi­che­rungs­ab­schlüsse müssen auch abseits des Büros unter­schrieben
werden können. Das Busi­ness muss weiter­gehen. Tech­no­lo­gi­sche
Weiter­ent­wick­lungen, wie die Elek­tro­ni­sche Signatur, unter­stützen den Einfüh­rungs­pro­zess von mehr Homeoffice-Zeiten.

Umwelt­scho­nend und bequem: Das sind die Vorteile

Die Elek­tro­ni­sche Signatur bringt viele Vorteile mit sich. Durch digi­ta­li­siertes
Vertrags­ma­nage­ment können Mitar­beiter und Kunden zeit- und orts­un­ab­hängig
recht­liche Versi­che­rungs­ab­schlüsse voll­ziehen. Das ist bequem für beide
Seiten. Ein zusätz­li­ches Plus für die Kunden: Die Bear­bei­tungs­dauer verkürzt
sich immens. Es muss weder darauf gewartet werden, dass der Vertrag mit der
Post ange­lie­fert wird, noch auf Korrek­tur­schleifen der Inhalte. Außerdem gibt
es keinen betrieb­li­chen und finan­zi­ellen Mehr­auf­wand durch den Versand. Auch
ein Medi­en­bruch von online zu offline bleibt aus. So inte­griert sich die
Elek­tro­ni­sche Signatur perfekt in Online-Vertriebs­pro­zesse. Das zeigt sich an
Zahlen einer Markt­un­ter­su­chung des Sirius Campus im Versi­che­rungs­sektor:
Online-Abschlüsse von einfa­chen Versi­che­rungs­pro­dukten, wie Haft­pflicht,
Hausrat, Rechts­schutz und Co., haben sich in den vergan­genen zehn Jahren fast
verdop­pelt.

Effi­zient ist das digi­tale Vertrags­ma­nage­ment nicht nur durch Zeit­ein­spa­rungen. Durch die wegge­fal­lenen Arbeits­schritte
sparen sich Unter­nehmen zusätz­liche Risiken und Schnitt­stellen, an denen
Prozesse schief­laufen könnten. Es ist trans­pa­rent, jeder Schritt für
Kunde und Verkäufer einsehbar, sowie nach­ver­folgbar. Denn die
fort­ge­schrit­tene und die quali­fi­zierte Elek­tro­ni­sche Signatur sind begleitet
durch ein Zerti­fikat, einen Unter­zeich­nungsort durch die IP-Adresse und die auf
die Sekunde genaue Uhrzeit. Das kann kein Vertrag in Papier­form so präzise leisten. Beide Vertrags­partner sind durch elek­tro­ni­sche Signa­turen also perfekt
abge­si­chert. Auch auf die lange Sicht: Einen digi­talen Vertrag verliert man
nicht so schnell wie die Papier­form. Zusätz­lich ist das Doku­ment digital im
Archiv einfa­cher zu finden und auch noch nach Jahren quali­tativ
erhalten.

Der wohl größte Plus­punkt des digi­talen Vertrags­ma­nage­ments ist die Nach­hal­tig­keit. Der Papier­ver­brauch durch das Ausdru­cken, endlose Korrek­tur­ab­züge, Versand­ma­te­rialen und Kopien bleibt aus. Ebenso der Logistik-Prozess. Und das zahlt sich für den Geld­beutel, vor allem aber für das Klima, aus: Produkte wie InSign, eine der wohl bekann­testen Platt­formen für digi­tales
Vertrags­ma­nage­ment in der deut­schen Versi­che­rungs­branche, sparen durch ihre
Services in den zurück­lie­genden Jahren etliche Millionen Tonnen CO₂ und
Wasser ein. Elek­tro­ni­sche Signa­turen sind also ressour­cen­scho­nend und
leisten einen Beitrag zum Schutz der Umwelt. 

Snapview hilft in Ihrem Unter­nehmen den Vertrieb zu digi­ta­li­sieren – von der Videobe­ra­tung bis zum Vertrags­ab­schluss. Das gelingt fall­ab­schlie­ßend mit unserer Premium Soft­ware. Zu ihren Funk­tionen zählt, neben digi­talen Termin­bu­chungen und einer bedie­nungs­ein­fa­chen Meeting-Platt­form, die Elek­tro­ni­sche Signatur und die Aufzeich­nung von Online-Terminen. Durch den Einsatz von Snapview können Sie online und rechts­si­cher Verträge abschließen. Nach oder auch während einer

erfolg­rei­chen Videobe­ra­tung laden Sie mit wenigen Klicks rele­vante Doku­mente hoch und lassen diese von Kunden elek­tro­nisch unter­schreiben. Dabei bietet Snapview höchsten Sicher­heits­stan­dard durch 100 Prozent Hosted and Made in Germany.